Assumere, motivare, stabilire obiettivi, comunicare in modo efficiente e sapere risolvere con efficacia i problemi: il ruolo del titolare implica capacità di gestone del personale
Come accade all’interno di un qualsiasi gruppo di lavoro, l’elemento gestione del personale anche in farmacia riveste un ruolo fondamentale. La maggior parte dei titolari di una farmacia si deve occupare di assunzioni, motivazioni, obiettivi, feedback, valutazione delle performance e formazione: troppe cose, che possono far perdere di vista il focus della propria attività. Tuttavia, affrontandole in modo strutturato, e seguendo qualche suggerimento, queste attività possono sembrare molto meno impegnative.
Assumere personale di livello adeguato
Il successo organizzativo è più probabile quando il titolare della farmacia fa scelte sagge riguardo le persone da unire al gruppo di lavoro. I manager capaci si circondano di persone di talento e formano tali persone fino a renderle altamente performanti all’interno del team. I manager di successo assumono persone che completano il proprio bagaglio di competenze fornendo un pool di talenti diversi per realizzare differenti attività. Assumere le persone giuste è fondamentale per avere successo, in quanto i dipendenti giusti sono essenziali per l’esecuzione di progetti e il raggiungimento dei risultati. Tuttavia, molti manager considerano le attività relative al processo di ricerca e assunzione come una distrazione dal loro ‘lavoro reale’ e sottovalutano il tempo dedicato a questa attività. Questa percezione è più che mai errata: assumere le persone sbagliate fa sprecare tempo prezioso. Inoltre, si dovrà comunque dedicare del tempo ad affrontare i loro errori o i loro cattivi comportamenti.
Motivare e coinvolgere i dipendenti
Motivare i dipendenti per completare le attività non è sufficiente per costruire un’organizzazione di successo che fornisca un’assistenza di alto livello ai pazienti. Devono invece essere prese misure adeguate per coinvolgerli: quando avvertono questo coinvolgimento, i dipendenti sono entusiasti del loro lavoro, perché vedono un chiaro legame tra i loro sforzi, il loro futuro e il successo a lungo termine della farmacia.
Stabilire obiettivi e performance
Il titolare della farmacia dovrebbe essere esplicito sugli standard di prestazione che si attende e dovrebbe fornire obiettivi e aspettative specifici per ogni progetto o incarico di lavoro. Inoltre, dovrebbe fornire dei feedback sulle prestazioni. Tutti i dipendenti richiedono comunicazioni regolari sulle cose che funzionano bene e critiche costruttive sulle prestazioni che meritano attenzione. Non è raro sentire i dipendenti dire che l’unica volta che ricevono feedback è durante la loro valutazione annuale. Anche se una valutazione annuale è un’eccellente opportunità per rivedere le prestazioni generali (quindi non trascurate di farla), dovrebbe esserci una comunicazione continua tra titolare e dipendenti durante tutto l’anno.
Avere successo con il coaching
Il coaching è un processo interattivo attraverso il quale manager e supervisori mirano a migliorare le prestazioni dei dipendenti. Quando tali prestazioni sono inferiori al livello che ci si aspetta, e un semplice feedback non è sufficiente per migliorarle, i dipendenti potrebbero aver bisogno di più supporto attivo. Il coaching permette ai dipendenti di assicurarsi che stiano facendo le cose giuste nei modi giusti. Proprio come i giocatori di una squadra di calcio traggono grandi benefici da un allenatore affidabile e credibile, può essere importante che in farmacia qualcuno identifichi i talenti individuali, fornisca feedback per incoraggiare i miglioramenti, posizioni strategicamente i giocatori sul campo e faciliti l’unità del team per raggiungere gli obiettivi in modo efficace.
Comunicare con impatto
La comunicazione è una delle più importanti competenze nell’ambito della gestione. Essa include la condivisione di informazioni attraverso colloqui verbali, linguaggio del corpo e documenti scritti. I titolari della farmacia che padroneggiano la comunicazione hanno una capacità unica di connettersi con le persone per raggiungere risultati organizzativi. Tutti i comunicatori devono avere ben chiari i quattro elementi di base della comunicazione: chi è che trasmette le informazioni, chi è il destinatario che le riceve, dove il messaggio è trasmesso e in quale ambiente avviene la trasmissione. Ciascuno di questi aspetti influenza i risultati e l’efficacia della comunicazione. Per avere successo i titolari devono assumersi ogni responsabilità e valutare attentamente tutti gli elementi del processo di comunicazione.
Negoziare con gli altri
Senza nemmeno esserne consapevoli, tendiamo a negoziare tutto il giorno. Sebbene molti di noi siano in grado di contrattare efficacemente con familiari e amici, patteggiare in un ambiente di lavoro può essere più impegnativo. La negoziazione è un tentativo volontario, attraverso un dialogo diretto, di raggiungere obiettivi o risolvere conflitti che sorgono da esigenze, interessi e scopi concorrenti. Il principio di negoziazione è un processo disegnato per raggiungere soluzioni mutualmente accettabili, basate su standard oggettivi per affrontare le problematiche delle persone o delle organizzazioni coinvolte.
Risolvere i problemi e gestire i conflitti
I manager con forti capacità di negoziazione sono generalmente attrezzati per risolvere problemi e gestire i conflitti. Come accade in ogni ambiente di lavoro, i problemi sono inevitabili anche in qualsiasi farmacia e una parte significativa del lavoro di un manager consiste nella loro risoluzione. Il processo per la soluzione di un problema comporta le seguenti fasi:
- Definire il problema
- Analizzare il problema
- Sviluppare possibili soluzioni
- Analizzare le soluzioni proposte
- Selezionare la soluzione migliore per le parti coinvolte
- Pianificare come si vuole implementare la soluzione
Organizzare riunioni di gruppo
Le riunioni di gruppo organizzate dal titolare sono un elemento comune a diverse tipologie di farmacia. Le riunioni del team stabiliscono il tono per le interazioni con i dipendenti e, per i manager alle prime esperienze, fungono da vera iniziazione alla gestione. Nelle riunioni di gruppo, i manager dovrebbero creare un’atmosfera favorevole e non minacciosa. Facendo sì che tutti si sentano a proprio agio, possono creare slancio e instillare e mantenere fiducia nelle loro capacità di gestione. Tali incontri dovrebbero verificarsi regolarmente per tenere il gruppo di lavoro a conoscenza di informazioni, eventi e progetti pertinenti.
