Il Ministero della Salute è intervenuto per fornire chiarimenti in merito alla gestione dei buoni acquisto di sostanze e medicinali stupefacenti per assicurare un’applicazione uniforme della normativa su tutto il territorio nazionale, in particolare per quanto riguarda la tenuta del Registro entrata-uscita previsto dall’art. 60 del D.P.R. 309/1990.
Per il Ministero, la prassi consolidata di annotare sul Registro l’ingresso effettivo di sostanze e medicinali stupefacenti, con le relative movimentazioni e la documentazione custodita in un apposito archivio documentale, senza alcuna annotazione, è corretta. Ha precisato, tuttavia, alcuni elementi procedurali. Le delucidazioni si sommano a quelle recentemente fornite per la gestione dei buoni acquisto digitali di stupefacenti inevasi.
Annotazione e archiviazione: buone prassi consolidate e conformi
La FOFI (Federazione Ordini Farmacisti Italiani) ha sottoposto al Ministero una richiesta di chiarimento su una prassi operativa consolidata: le farmacie annotano sul Registro solo l’ingresso effettivo delle sostanze o dei medicinali stupefacenti e le relative movimentazioni, senza riportare i buoni acquisto non andati a buon fine. Nel caso di buoni acquisto (sia cartacei che digitali) emessi e non evasi per mancata fornitura per indisponibilità della sostanza o del medicinale oppure furto o smarrimento, le farmacie custodiscono la documentazione giustificativa in un apposito archivio documentale, senza provvedere ad alcuna annotazione sul Registro.
Con la nota del 10 ottobre 2025 (prot. n. 92861), il Ministero ha confermato la correttezza di questa impostazione, ma ha precisato alcuni elementi procedurali di rilievo. Il Ministero ha ribadito “l’obbligo di annotazione sul Registro di cui all’art. 60 del DPR 309/90 delle movimentazioni dei medicinali inclusi nelle sezioni A, B e C nel termine di 48 ore dalla dispensazione, compreso il riferimento al numero di buono acquisto emesso”.
Ha inoltre richiamato quanto stabilito dal DM 18 dicembre 2006, secondo cui i buoni acquisto devono essere numerati in modo progressivo su base annuale. Per garantire il rispetto di tale obbligo, i farmacisti possono adottare procedure interne di archiviazione, anche digitali, idonee a mantenere l’ordine e la tracciabilità della documentazione. “Il farmacista, al fine di assicurare l’obbligo di corretta numerazione, può adottare opportuna procedura in tal senso, come la prassi presentata attraverso una modalità di archiviazione interna”.
Buoni inevasi: per la restituzione è sufficiente una PEC
Il chiarimento del Ministero integra le indicazioni operative fornite ai farmacisti a fine settembre per la gestione dei documenti digitali relativi a sostanze stupefacenti.
Sempre su sollecitazione della FOFI, il Ministero ha infatti dato indicazioni sulla corretta procedura da seguire per la restituzione qualora un ordine in formato digitale non possa essere evaso.
In questo caso, la restituzione è considerata “ottemperata mediante comunicazione elettronica certificata (PEC) all’acquirente da parte del fornitore destinatario del buono acquisto di impossibilità di eseguire la fornitura richiesta per indisponibilità delle sostanze. In tal modo l’acquirente può annotare sul Registro di cui all’art. 60 la mancata evasione del buono acquisto richiesto, facendo riferimento alla citata comunicazione da conservare in modalità elettronica”.
Sul piano operativo non è quindi più necessario restituire materialmente il buono se in formato digitale. La PEC inviata dal fornitore vale come atto sostitutivo, sia per documentare l’impossibilità di evasione, sia per consentire all’acquirente di effettuare la registrazione prevista dall’art. 60. La comunicazione elettronica, da conservare secondo le regole di archiviazione digitale, diventa quindi l’unico documento di riferimento in caso di controlli.
