Alcuni consigli per tenere sotto controllo entrate, uscite e magazzino al fine di trasformare la gestione della contabilità da pura attività amministrativa a parte della strategia commerciale
Quali proprietari di una farmacia, potreste avere la tendenza a concentrarvi più sugli aspetti legati alla salute e ai servizi legati alla vostra attività che non ai suoi numeri. In linea di massima, è una decisione corretta se lasciate la gravosa gestione degli aspetti fiscali totalmente in mano al vostro commercialista. Tuttavia, avere familiarità con le entrate e le uscite della vostra attività vi rende consapevole della salute economica della vostra farmacia, che è una delle chiavi del suo successo. È quindi importante sapersi destreggiare tra i dati finanziari, riuscendo a cogliere eventuali indicazioni strategiche, in quanto è compito di un buon imprenditore monitorare e valutare regolarmente gli effetti delle proprie decisioni, registrando in modo accurato e tenendo traccia della propria posizione finanziaria e delle performance della proprie attività.
Come in tutte le altre tipologie di impresa, anche nel caso delle farmacie, una delle chiavi del successo negli affari è rappresentata da una gestione delle procedure ben documentata e approfondita. Tra queste procedure, i sistemi finanziari interni rivestono un ruolo particolarmente importante. Per questo motivo vi forniamo alcuni suggerimenti per avere anche in farmacia un sistema di contabilità di successo.
Contabilità accurata
La vostra contabilità deve essere accurata non solo per gestire il flusso di cassa quotidiano, ma anche per poter fissare obiettivi a lungo termine. La contabilità è il “linguaggio commerciale” e, se utilizzata correttamente, può fornirvi importanti spunti sulla salute finanziaria della vostra farmacia. Se gestita in modo errato, invece, può far precipitare la vostra azienda prima ancora che vi accorgiate di quanto stia succedendo.
Informazioni affidabili
La precisione delle informazioni inerenti il punto vendita è fondamentale se si desidera disporre di dati finanziari accurati e affidabili. Il vostro sistema di gestione informatico vi può fornire una serie di informazioni utili, come valore delle scorte, numero dei clienti, incassi fatti con le prescrizioni, vendite al dettaglio, profitti lordi, prestazioni dei singoli settori, tendenze delle vendite e così via. Non potete sperare di avere rapporti finanziari accurati se il sistema produce dati inutilizzabili. Fate in modo che i dati del vostro gestionale siano accurati e affidabili.
Un software adeguato
Non è necessario riempire grandi scaffalature con raccoglitori contenenti report, fatture, dichiarazioni, registri salariali e così via. Non serve più. Basta usare un sistema di contabilità informatico affidabile, intuitivo e facilmente accessibile. Approfittate delle caratteristiche dei software attualmente disponibili e fate in modo che i vostri sistemi siano più efficienti possibile.
Controlli attenti
Rivedete sempre nel modo più approfondito che potete i dati e i rapporti finanziari a vostra disposizione e verificate che quanto riportato abbia senso. Rimarrete sorpresi dai problemi che potreste scoprire semplicemente perché avete esaminato i dati e vi siete chiesto: “È giusto che sia cosi?”. Non agite in modo automatico: rivedete e controllate i dati.
Registrazioni precise
Accertatevi che tutte le fatture di acquisto siano registrate in base alla data di emissione e che l’IVA sia stata applicata correttamente. Fatture inserite con date errate e con IVA non corretta si riscontrano molto più spesso di quanto non si pensi.
Contante sotto controllo
Assicuratevi di mantenere severi controlli sulla gestione del contante e sulle attività bancarie. Le appropriazioni indebite di denaro si verificano molto di frequente: non bisogna pensare di esserne immuni. Se non state tenendo traccia delle vostre spese, non potete gestire correttamente la vostra attività: dovete assicurarvi di registrare qualsiasi movimento. Inoltre, è importante mantenere separati gli account personali da quelli aziendali.
Rimborsi dell’SSN
Il monitoraggio delle entrate è importante quanto quello delle uscite. E come proprietario o gestore di una farmacia, non dovete solo tenere traccia dei pagamenti dei vostri pazienti per i prodotti e servizi, ma anche dei rimborsi dell’SSN.
Un utile aiuto
Se le vostre competenze sono davvero limitate o il tempo disponibile è poco, forse è il caso di chiedere aiuto. I commercialisti, proprio come i farmacisti, sono esperti nel loro settore e una loro consulenza può far risparmiare molto tempo e denaro nel lungo periodo.
