La farmacia è un’azienda e come tale va gestita. Occorre fare grande attenzione a tutti quegli aspetti strategici e finanziari che possono contribuire a far crescere le entrate
Al pari di qualsiasi altra attività, anche le farmacie competono continuamente per mantenere costanti i livelli di profitto. Purtroppo, è un obiettivo molto impegnativo perché non esiste una maniera semplice per aumentare in modo significativo i profitti. È necessario un approccio sistematico, che preveda una buona gestione aziendale, un adeguato monitoraggio finanziario, un marketing efficace e una precisa strategia per la propria attività.
Strategia per il business
Il primo passo è fare una valutazione obiettiva dell’attività che comprenda i prodotti e i servizi forniti, la base clienti e l’area geografica.
Vanno poi considerate le dimensioni dell’attività, inclusi fatturato, margine lordo, redditività e necessità del personale. A partire da questi dati potete iniziare a pensare cosa volete ottenere dal vostro business.
Il processo dovrebbe anche includere un piano finanziario quinquennale per evidenziare la crescita e la redditività dell’attività. Le cifre chiave da controllare sono:
- fatturato (suddiviso in prescrizioni e Otc);
- utile lordo;
- spese aziendali;
- profitto netto.
L’aspetto marketing
Come parte del vostro piano strategico, oltre alla base clienti e alle loro esigenze, avrete anche verificato da dove provengono le prescrizioni e la posizione degli ambulatori medici. Va da sé che sia necessaria una valutazione del rapporto con i medici locali, c’è qualcosa in cantiere che potrebbe influenzare il numero futuro di prescrizioni? Fate un elenco delle principali categorie di prodotti che vendete. Date un’occhiata al fatturato mensile, trimestrale e annuale. Qual è il margine di profitto lordo? Quali sono le linee di prodotto in più rapido movimento e quali le più redditizie? Tenere a magazzino altre marche potrebbe aiutare ad aumentare l’utile lordo? Nel vostro merchandising e nelle vostre esposizioni i prodotti sono posizionati al meglio per ottenere il massimo delle vendite?
L’EPoS, un elemento chiave
L’Electronic Point of Sale (EPoS) potrebbe essere un elemento chiave per aumentare i profitti. I principali vantaggi che comporta sono un flusso di cassa migliorato, un più elevato margine lordo, il riordino automatico delle scorte, la possibilità di evidenziare le aree a minore profitto (cosa si vende e cosa no). Rapporti preimpostati possono fornire analisi dettagliate dei margini di profitto ed evidenziare eventuali contrazioni. Non solo. Permettono di avere un monitoraggio continuativo dei prezzi e la rapida implementazione di eventuali variazioni. Consentono anche di identificare scorte eccessive o prodotti insufficienti per evitare di perdere vendite. Se state pensando di introdurre un programma di fidelizzazione dei clienti, l’EPoS ne facilita la gestione. Ma come qualsiasi sistema IT, l’EPoS è valido solo quanto lo sono le informazioni che vi si inseriscono. Se si intende installare un sistema EPoS, è necessario impostarlo correttamente e tutti i dati pertinenti devono essere inseriti regolarmente e in modo preciso. Inoltre, è necessario investire del tempo per imparare a usarlo in modo efficace.
La gestione degli ordini con le app
In futuro saranno sempre più impiegate le applicazioni per la gestione automatizzata degli acquisti, sia indiretti sia diretti. Queste app permettono l’assortimento ottimale del magazzino, evitando rotture di stock e mancate vendite. Per il farmacista significa un risparmio del tempo dedicato a fare gli ordini a vantaggio di altre attività ad alto valore professionale, come la consulenza ai pazienti, lo sviluppo di nuovi servizi nonché la possibilità di garantire l’assortimento ai clienti. A ciò si aggiunge la possibilità dell’integrazione dell’ordine direttamente nel gestionale, di avere migliori condizioni commerciali con le aziende e, quindi, un aumento della marginalità.
Controlli finanziari
Un modo per aumentare i profitti è disporre di un buon sistema di gestione finanziaria. Consisterà in un sistema di contabilità computerizzato con l’inserimento dei dati da parte di una persona qualificata. Non ha senso avere un sistema che contenga informazioni errate o un pacchetto software che non si capisce e da cui non è possibile estrarre i valori rilevanti.
Un modo per risolvere questo problema è avere un contabile che configuri il sistema, inserisca tutte le informazioni e fornisca le cifre chiave e i rapporti ogni mese. In questo modo, potrete utilizzare il vostro tempo in modo più efficace.
I tipi di informazioni finanziarie che vi potranno essere di aiuto sono conto profitti e perdite del mese e dell’anno in corso. È molto utile se ogni articolo è mostrato anche come percentuale del fatturato. Solo in questo modo si ha una panoramica dell’attuale salute finanziaria dell’azienda.
Analisi di pareggio
Un modo per calcolare quale dovrebbe essere il vostro fatturato minimo al fine di soddisfare tutti i costi aziendali è calcolare il punto di pareggio. Questo può essere fatto abbastanza facilmente se conoscete il vostro margine lordo. Una volta ottenute le informazioni finanziarie di base necessarie, potete utilizzarle per migliorare le prestazioni aziendali, magari facendo previsioni e preparando i bilanci per le spese future.
Se avete fissato un obiettivo per aumentare il margine lordo di una certa percentuale, potete monitorare l’efficacia dei vostri sforzi attraverso i dati finanziari mensili. Potete usare i dati per scenari del tipo “cosa succede se?”. Per esempio, cosa succede se aumenterò le mie vendite Otc del 10% l’anno prossimo?
Gestione aziendale
Una gestione efficace dell’attività migliorerà i vostri profitti. Questo perché le aziende con sistemi adeguati operano in modo più efficiente e forniscono una migliore qualità di servizio ai clienti. Il successo di una farmacia di comunità dipende dalla capacità della direzione di soddisfare le esigenze dei propri clienti in modo tempestivo in un ambiente piacevole, con l’aiuto di personale disponibile e competente. Parte del processo di gestione implica la definizione di standard e procedure per tutti. I farmacisti dovrebbero avere familiarità con le procedure operative standard, un buon modo per implementare controlli di gestione più rigorosi. Ogni farmacia dovrebbe avere procedure operative standard per il personale che coprono questioni come formazione, ruoli e prestazioni, ordinazione e controllo delle scorte. Prima di iniziare a scriverle, prendete del tempo per considerare gli aspetti più importanti della vostra farmacia, i vostri obiettivi e il modo migliore per soddisfarli. Scritte le procedure operative standard, proponetele al vostro staff per commenti e feedback. È importante che il personale si identifichi con ciò che state cercando di ottenere e sia ricettivo a qualsiasi cambiamento.
