Il telefono squilla, un collega richiede urgentemente aiuto e un paziente interrompe mentre si sta controllando una prescrizione. Tutto accade in pochi secondi, decine di volte al giorno e, quando finalmente si riesce a tornare al compito originale, la concentrazione è svanita lasciando allo sconfortante quesito “dove ero rimasto?”.
La verità è tanto semplice quanto scomoda: il multitasking non esiste. Si tratta essenzialmente di un rapido e costoso salto da un compito all’altro che, in farmacia, comporta un potenziale rischio per la sicurezza dei pazienti e un considerevole fattore stress che logora chi lavora al banco. Negli ultimi anni la letteratura scientifica ha misurato in modo rigoroso il fenomeno delle interruzioni in farmacia, delineando un quadro sorprendentemente chiaro.
Il mito del multitasking
Per anni abbiamo interiorizzato la convinzione che “saper fare molte cose contemporaneamente” sia un segno d’eccellenza, ma la scienza ora racconta tutta un’altra storia. Quello che oggi chiamiamo multitasking, è in realtà un rapido task-switching, un alternarsi di focus tra attività differenti.
Ogni switch comporta un costo cognitivo, misurabile in termini di tempo perduto, errori e fatica mentale. Decenni di studi sul doppio compito e sul carico cognitivo confermano un dato inequivocabile: ogni salto da un’attività all’altra porta con sé una traccia. Ogni transizione richiede infatti la ricostruzione del contesto, il riallineamento degli obiettivi e il recupero di informazioni appena “scaricate” dalla memoria di lavoro. Il risultato? Nei compiti che richiedono precisione, una recente analisi stima un calo di efficienza fino al 40%.
Quando il flusso di lavoro si frantuma
La letteratura specifica sul mondo della farmacia è sorprendentemente concorde sulla questione, confermando che le interruzioni sul lavoro sono molte, costanti e spesso non controllabili. Una scoping review pubblicata nel 2025 mostra che in farmacia comunitaria e ospedaliera si registrano da meno di 5 a oltre 20 interruzioni all’ora, a seconda del setting e del carico di lavoro.
L’origine è quasi sempre multi sorgente: telefono, pazienti, colleghi, richieste tecniche, sistemi informativi, documentazione e quelle famose domande rapide appartenenti alla categoria del “ti rubo solo un secondo”. In uno studio del 1999, emergeva già un dato sorprendente perché si registrava in farmacia ambulatoriale una media di tre interruzioni ogni mezz’ora, dimostrando una correlazione chiara e lineare secondo cui il numero delle interruzioni risultava direttamente proporzionale al numero degli errori.
Ogni deviazione dal flusso di lavoro aumentava il rischio di sbagliare un’etichetta o un dosaggio, sottolineando quanto la continuità dell’attenzione sia cruciale per la sicurezza. A distanza di oltre vent’anni, i dati sono ancor più allarmanti. In uno studio del 2025, condotto in ambiente ospedaliero su oltre 678 ore di osservazione, i farmacisti clinici venivano interrotti in media ben 34 volte al giorno.
Anche compiti apparentemente “di routine”, come la verifica delle prescrizioni o la dispensazione dei farmaci, subivano continue micro-deviazioni, comportando ingenti rischi per i pazienti e non solo.
Il costo nascosto
Ogni interruzione non è solo un fastidio, ma un’irrimediabile perdita di minuti, energie e soprattutto di focus. Ricerche sulla produttività mostrano che per tornare completamente immersi in un compito complesso, dopo una significativa interruzione, servono mediamente venti minuti. In farmacia, questo tempo di recupero viene spesso tagliato, forzando il rientro immediato all’attività precedente.
Con quale risultato? L’attenzione riparte in maniera frammentata, il cervello torna al lavoro ma non con la stessa performance di prima. È qui che entra in gioco la “memoria di lavoro”, lo spazio mentale entro cui vengono elaborate le informazioni, i calcoli, i dosaggi e le interazioni. Le interruzioni la sovraccaricano, la saturano e la rendono più vulnerabile, inducendo facilmente a errori di distrazione.
Scambiare due forme farmaceutiche, saltare una verifica o confondere due dosaggi sono solo alcune delle numerose possibilità che si insinuano nel delicato lavoro di un farmacista.
Strategie pratiche
La buona notizia è che uscire da questo circolo vizioso è possibile. La letteratura più recente suggerisce diversi approcci efficaci per ridurre le interruzioni, preservare l’attenzione e migliorare sia la sicurezza che il benessere del team.
Ispirandosi al concetto aeronautico di “sterile cockpit”, è possibile definire periodi o aree in cui il farmacista che dispensa o verifica non può essere interrotto se non per urgenze reali. Chiaramente, per poter risultare davvero efficace, la strategia va condivisa da tutto il team, abituandosi a lavorare in maniera da rimandare le interruzioni “non urgenti” a momenti più opportuni.
Piccoli riassetti organizzativi possono talvolta offrire grandi effetti, come ad esempio la separazione fisica tra l’area destinata al contatto con il pubblico e una zona protetta riservata alla verifica, la ripartizione dei compiti tra farmacisti e personale di supporto o la definizione di una gerarchia che definisca chiaramente chi può interrompere chi.
Anche la gestione delle comunicazioni nasconde delle insidie, poiché molte interruzioni nascono da richieste informative che potrebbero essere gestite in maniera più organizzata e automatizzata. Ad esempio, con l’utilizzo di filtri per le chiamate interne, i sistemi di messaggistica con priorità o i “batching” delle richieste.
In farmacia, tutto il personale dovrebbe essere consapevole dei potenziali rischi correlati alle interruzioni di attività critiche, sviluppando quella consapevolezza capace di indurli a promuovere abitudini che proteggano il focus.
Alcune tecniche individuali possono rivelarsi utili per mantenere lucidità e precisione, come introdurre brevi pause programmate nella propria routine lavorativa al fine di resettare la mente, oppure concedersi dieci secondi di reset mentale o respirazione profonda dopo ogni interruzione o ancora utilizzare delle checklist per recuperare il filo del lavoro lasciato improvvisamente in stand-by.
Meno è meglio
Quando le distrazioni diminuiscono, l’effetto sul lavoro è immediatamente percepibile, gli errori si riducono e l’attenzione aumenta. È il clima del contesto lavorativo che cambia, diventando più sereno.
Un team che riesce a collaborare in un ambiente più armonico, capace di trasmettere tranquillità, dà vita ad un contesto lavorativo in cui i pazienti possono percepire chiaramente maggiore cura, professionalità e attenzione, sentendosi davvero accolti e seguiti. Il beneficio più grande è però quello percepito dal farmacista che in quest’ottica recupera il senso di controllo sul proprio lavoro, la padronanza delle proprie attività e la soddisfazione di svolgere il suo mestiere con la concentrazione e la dedizione che merita.
Ridurre le interruzioni non è quindi solo una misura organizzativa ma una scelta consapevole di cura, sia per il paziente che per chi ogni giorno mette al servizio della comunità le proprie competenze e attenzioni.
Articolo tratto dall’edizione cartacea n.1, Gennaio 2026, p.38
