Certificazione: onere o soluzione?

A Milano e Brescia le farmacie stanno iniziando le prime procedure per la certificazione. Quali vantaggi possono derivare da questo sistema?

Dal 1987, quando per la prima volta l’International Organization for Standardization pubblicò una serie di regole che adesso chiamiamo ISO 9000, la Certificazione della Qualità dei processi è diventata sempre più necessaria e ha esteso i propri ambiti di competenza: essa è, infatti, nata con l’obiettivo di standardizzare i processi produttivi industriali, per consentire alle aziende di garantire ai propri clienti una qualità costante dei prodotti e, nel tempo, ha ampliato il proprio campo d’applicazione, arrivando ai servizi. In pratica, la certificazione fornisce al produttore, o al fornitore di servizi, delle regole, o meglio “autoregole”, per ottimizzare, regolarizzare, gestire, organizzare la propria azienda e, quindi, come conseguenza, garantire ai propri clienti il miglior standard di qualità.

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Con la certificazione di potrebbe avere una soluzione utile a standardizzare le numerose attività obbligatorie che competono al farmacista titolare

Finora nell’ambito della farmacia la Certificazione non è mai stata molto valutata: in effetti, la gestione della farmacia è già sottoposta a numerosi regolamenti, norme e disposizioni provenienti dalle istituzioni nazionali, regionali e dalle aziende sanitarie, che già controllano nel dettaglio le numerose attività della farmacia. L’idea di sommare a questa babele di regole altre regole autoimposte sembrava effettivamente troppo per una singola farmacia. In realtà, proprio perché le regole imposte alle farmacie non sono omogenee, in quanto non derivanti da un’unica fonte, la Certificazione potrebbe essere la soluzione per dare al farmacista titolare un’organizzazione più omogenea, ossia standardizzata, delle numerose attività obbligatorie che gli competono.

Certificazione: un processo guidato

Il progetto a cui partecipano le farmacie delle province di Brescia, Milano, Lodi e Monza Brianza è composto da diversi livelli di accreditamento. Il primo livello di questa Certificazione di Qualità della farmacia, pensato anche per aiutare il farmacista titolare nella preparazione della documentazione necessaria nel caso di un’ispezione, ad esempio da parte dell’azienda sanitaria competente, è stato organizzato come un sistema di autovalutazione attraverso una piattaforma – disponibile on line per le farmacie associate delle province citate – alla quale il farmacista accede. Seguendo le istruzioni della piattaforma, il titolare compila i moduli necessari, carica i documenti da archiviare e stampa un resoconto di autocertificazione dei propri processi interni, immediatamente disponibile, e coerente, in caso di qualsiasi tipo di controllo o ispezione. Il titolare ha accesso ai documenti archiviati in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo che sia connesso a Internet. Il primo livello è a sua volta diviso in tre moduli:

Modulo 1

Affronta sequenzialmente le basi della gestione della farmacia, aiutando il farmacista nell’autovalutazione della conformità della sua farmacia agli obblighi di legge, effettuando un riepilogo degli obblighi da rispettare, un elenco delle scadenze dei documenti con i relativi promemoria per il loro aggiornamento e dando, infine, la possibilità di digitalizzare e caricare tutti i documenti indispensabili per la farmacia su un unico server sicuro, accessibile al titolare in qualunque momento e in qualunque situazione.

Modulo 2

Fa riferimento alla valutazione della Farmacia dei Servizi. La piattaforma di questo servizio è un database aggiornato di tutti gli strumenti per l’erogazione di servizi di diagnostica ai clienti (analisi di prima istanza, telemedicina) e le relative istruzioni di utilizzo. Su questo modulo è quindi possibile certificare la presenza dei macchinari in farmacia, elencare i collaboratori che sono stati formati per erogare quel servizio e archiviare in modo sicuro e organizzato i consensi informati dei pazienti.

Modulo 3

Il terzo modulo porta verso un approccio più ‘comunicativo’ della gestione della farmacia, consentendo al titolare – sulla base delle domande a cui deve dare una risposta all’interno della piattaforma – di dare un’autovalutazione dei processi organizzativi della farmacia. Il questionario, la cui compilazione è intuitiva, suggerisce come migliorare la gestione della farmacia, la comunicazione con i collaboratori e gli altri elementi del servizio.

Perché darsi altre regole da rispettare?

Qualche collega potrebbe pensare che tutti questi moduli e queste procedure siano un’ulteriore incombenza per il titolare, già oberato di numerosi obblighi. In realtà, il lavoro svolto nel creare questo tipo di certificazione, oltre ad avere un impatto immediato e importante nell’organizzazione della farmacia, offre diversi vantaggi:

• la farmacia può tenere traccia di tutti gli obblighi in un’unica cartella, consentendo di non perdere tempo a cercare i documenti quando servono;
• il sistema invia una serie di promemoria, via e-mail o sms, per avvisare delle scadenze, evitando così tutte le problematiche causate dal mancato rinnovo dei documenti obbligatori per la farmacia;
• il secondo modulo consente di monitorare i servizi offerti garantendo un’uniformità di servizio alla clientela;
• il terzo modulo aiuta la farmacia a migliorare l’organizzazione evitando i costi e le perdite di tempo dovute alle eventuali carenze organizzative o alle problematiche causate dalla mancanza di un referente per i diversi progetti.

La Certificazione non è un lavoro banale e rapido, ma offre vantaggi e riscontri per i quali vale la pena intraprenderlo. In una società sempre più monitorata, in cui è sempre più facile incrociare i dati delle diverse Banche dati presenti a tutti i livelli, è indispensabile per la farmacia farsi trovare organizzata e ben strutturata, per potenziare la propria competitività e mantenere il proprio primato di eccellenza nel sistema della salute.