Le mosse vincenti per migliorare la competitività della farmacia

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Per migliorare la competitività della farmacia è utile valutare in che modo sono svolte le attività in alcuni ambiti strategici – acquisti, magazzino, automazione – e rendere la gestione più efficiente

Una domanda che sempre più spesso i farmacisti si pongono è: come posso aumentare la competitività? Una delle possibili risposte sta nel migliorare la produttività in vari ambiti della farmacia. Come? Uno dei primi passi da compiere è valutare la posizione della propria farmacia rispetto ai benchmark del settore. Capire che cosa stanno facendo i concorrenti per avere successo nel mercato fornisce idee e metriche che aiutano a monitorare i propri progressi mentre si iniziano a implementare nuove procedure.
Una volta che vi sarete fatti un’idea degli elementi sui quali si sta concentrando la concorrenza, fate un inventario delle vostre attività per vedere dove siete in ritardo e su quali aree potete migliorare. Se si controlla bene come operano o sono gestite aree chiave come gli acquisti, il magazzino e l’automazione, qualche spunto per migliorare lo si trova.

competitività

Acquisti

Le farmacie efficienti generano  risparmi rilevanti attraverso l’ottimizzazione degli acquisti. Per raggiungere l’obiettivo:
-assicuratevi un accesso immediato ai farmaci generici appena questi si rendono disponibili;
-utilizzate programmi di sconti su più livelli e valutate sempre gli incentivi chiave;
-avvaletevi della tecnologia per semplificare la gestione della spesa per i farmaci. La creazione di report per analizzare la spesa è un processo che richiede tempo (secondo alcuni studi, la media è 4 ore) ma che può essere automatizzata con strumenti tecnologici, capaci di produrre report quasi in tempo reale.  Il personale della farmacia può così utilizzare il tempo risparmiato per analizzare i risultati e identificare le opportunità di risparmio.

Magazzino

È possibile ottenere migliori efficienze riducendo il tempo impiegato nella gestione dell’inventario. Le seguenti best practice miglioreranno la vostra procedura di inventario:

-create un inventario di base o utilizzate un inventario permanente;
-stabilite punti di riordino minimi e massimi sui farmaci da prescrizione;
-formate chi si occupa degli acquisti sui controlli di inventario, come l’aggiornamento dei livelli minimi e massimi, per evitare ritardi di magazzino;
-create un sistema avanzato di controllo dell’inventario che regoli i livelli di farmaci in base alla domanda dei pazienti.

Automazione

L’utilizzo di un sistema di distribuzione automatizzato offre l’opportunità di migliorare l’efficienza della farmacia,  il controllo dell’inventario e, di conseguenza, la sicurezza del paziente. Un tale sistema può ridurre il tempo speso per la gestione dei farmaci scaduti e consente quindi di liberare del tempo per il personale, che può essere impiegato in altre attività.

Flussi di lavoro e produttività

Prima che una farmacia possa realmente individuare dove sono presenti inefficienze, è necessario eseguire una revisione completa dei processi e dei flussi di lavoro. Il personale potrebbe rendersi conto che alcune cose non stanno funzionando secondo il livello di efficienza atteso, ma potrebbe non sapere da che cosa deriva. Per esempio, può risultare chiara una certa insoddisfazione del cliente, ma senza conoscerne la causa, è difficile risolvere il problema. Avere dipendenti produttivi significa velocizzare l’evasione delle prescrizioni e degli ordini. Se i vostri dipendenti impiegano un tempo elevato a eseguire queste operazioni date un’occhiata ai loro compiti per vedere se è necessario apportare delle modifiche. Dopo aver valutato la produttività del vostro team, potreste anche scoprire che alcuni membri dello staff non sono ben formati e non hanno ancora ben chiaro il processo. In questo caso, valutate le prestazioni di ciascuno e determinate quali competenze devono essere ottimizzate e quali aree delle attività aziendali richiedono maggiore esperienza. Investite nella formazione, in modo che ogni dipendente abbia tutte le conoscenze necessarie per svolgere con successo il proprio lavoro. Il ritorno sarà immediato.
Non solo. Non sottovalutate il fatto che il vostro staff può essere la migliore fonte di nuove idee e suggerimenti. Invitate perciò i membri dello staff a fare ad analizzare tutti i processi chiave della vostra farmacia. Se riescono a individuare colli di bottiglia, spostamenti non necessari, problemi che causano ritardi oppure opportunità di miglioramento, invitateli ad annotare le loro osservazioni e condividete i risultati con tutto il personale.

 

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