Front end, back end, contabilità, dati sensibili e Web sono i cinque ambiti da non trascurare per organizzare al meglio la farmacia, avere un completo controllo delle attività e aumentare produttività e fatturato
Una farmacia ben organizzata, oltre a fare un’ottima impressione a clienti e pazienti e a facilitare le vendite, è indispensabile per creare un ambiente di lavoro efficiente: il disordine, infatti, è collegato all’aumento dello stress, alla procrastinazione dei compiti e alla minore soddisfazione dello staff, mentre una buona organizzazione garantisce al titolare il controllo sulle attività e aiuta ad aumentare la produttività. Non dimenticate poi che essere disorganizzati induce a commettere più errori, che potrebbero danneggiare la reputazione dell’impresa farmacia. Ci sono cinque ambiti nei quali l’ottimizzazione è fondamentale per avere una farmacia ben organizzata, vediamoli.
Organizzare il front end
Il front-end è la prima cosa che i clienti vedono quando entrano nel punto vendita, quindi è fondamentale che sia ordinato. Una mancanza di ordine può avere un’influenza negativa e dissuadere le persone dal fare un acquisto. Per organizzare al meglio il front-end si possono utilizzare i planogrammi, diagrammi che mostrano come disporre i prodotti in base a categorie e sottocategorie generali. Per le farmacie, questo può significare talvolta organizzare le sottocategorie in base alla naturale progressione di una malattia. Ad esempio, raffreddore e allergia sono una categoria generale, mentre sciroppi per la tosse, gocce per l’allergia, pastiglie per il mal di gola sono sottocategorie. Un paziente che avverte i primi sintomi di un raffreddore, potrebbe anzitutto prendersi cura delle labbra e della gola (labbra secche e il mal di gola sono solitamente i primi inequivocabili segnali): troverà tali articoli uno accanto all’altro sullo scaffale, insieme ad altri prodotti contro il raffreddore.
Organizzare il back end
Non è possibile gestire ciò che non si misura. Non è sufficiente conoscere la farmacia come il palmo della propria mano: è necessario condurre un inventario fisico annuale con il supporto di un sistema computerizzato e monitorato da un collaboratore appositamente formato.
Monitorare la contabilità
Dati finanziari disorganizzati possono danneggiare la vostra attività. Assicuratevi quindi di gestire un budget, spendere in modo intelligente e tenere d’occhio il flusso di cassa con un sistema contabile. Come potete determinare cosa sta causando uno scarso fatturato se non sapete quali sono i parametri fondamentali e in che modo i numeri si riconciliano nel vostro bilancio? Prestate costamentente attenzione agli acquisti della farmacia, all’inventario e al libro paga: non solo eviterete spiacevoli sorprese, ma con tutta probabilità avrete un aumento del fatturato. Inoltre, pianificate un programma di quanto volete realizzare ogni giorno: vi aiuterà a essere produttivi e a non perdere tempo.
Gestire i dati sensibili
In farmacia si conservano molti dati importanti, dalle informazioni sui dipendenti a quelle contenute nei documenti di fornitori, ed è essenziale organizzarli. Se si tratta di documenti cartacei, ordinateli in modo da accedere alle informazioni velocemente, quando necessario. È una buona idea acquistare un distruggidocumenti per smaltire in modo appropriato tutti i documenti che non servono più e che potrebbero contenere informazioni riservate. Quando possibile, per recuperare spazio e avere un’organizzazione più efficiente, è una buona pratica digitalizzare tutti i documenti cartacei che possono essere trasformati in file e conservati in un archivio digitale. Per i documenti digitali utilizzate un software che consenta l’archiviazione elettronica.
Aggiornare Web e social media
Volete davvero che i vostri pazienti (attuali e potenziali) vedano una pagina di Facebook o web obsoleta che non è stata aggiornata da mesi? Oppure, una pagina Twitter senza tweet? Organizzate la vostra presenza online pre-programmando i vostri post sui social media. Prendete in considerazione l’utilizzo di un’applicazione che consenta di gestire tutti i propri account sui social media da un’unico profilo oppure, designate un dipendente esperto per gestire tutti i profili virtuali.
