Una soluzione SaaS per gestire gli ordini di prodotti farmaceutici e medicali non reperibili

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Si chiama SOS Farmaco la soluzione Software as a Service offerta come servizio da Medifarma e sviluppata in collaborazione con Entando, che consente alle  farmacie di gestire le richieste dei farmaci momentaneamente non reperibili sostituitendo, con uno strumento on line, i tradizionali metodi via fax ed email

Medifarma opera come concessionaria, agente e depositaria di prodotti farmaceutici e parafarmaceutici in tutta la Sardegna. Fino a qualche anno fa l’attività di raccolta degli ordini veniva effettuata manualmente attraverso l’invio di mail e fax ma con l’aumento dei volumi degli ordini, il processo manuale di gestione degli ordini era diventato molto dispendioso. Occorreva una soluzione che permettesse di snellire le interazioni tra  case farmaceutiche, Medifarma e le farmacie e che digitalizzasse l’intero processo, per ottimizzare e ridurre  tempi e costi.

Dall’idea dei fondatori di Medifarma e grazie alla collaborazione con Entando, azienda californiana che ha la sua sede italiana a Cagliari, e alla sua Digital Experience Platform per le Modern Application, è così nata SOS Farmaco, una soluzione Software as a Service (SaaS) che automatizza la creazione e la gestione online degli ordini di prodotti farmaceutici e medicali non reperibili. Il servizio mira a soddisfare esclusivamente le richieste in emergenza, qualora il farmaco non fosse disponibile presso gli usuali grossisti di riferimento.

Parola d’ordine: semplicità di utilizzo

Durante la prima fase di analisi, Entando ha effettuato una mappatura dei processi manuali esistenti, studiando come ottimizzare il processo di interazione tra i diversi stakeholder coinvolti sull’esempio dei siti di e-commerce. La massima semplificazione del processo, che doveva risultare il più intuitivo e vicino possibile alle abitudini di utilizzo quotidiano delle app, è stato il principio guida del design thinking su SOS Farmaco: il sistema doveva consentire ai farmacisti, anche a quelli meno abituati all’uso di sistemi informatici, di accedere all’applicazione facilmente e velocemente e di gestire gli ordini da qualsiasi device/luogo. Grazie alle possibilità di personalizzazione messe a disposizione dalla piattaforma di Entando, alla sua architettura modulare, alla facilità di integrazione con altri software e alla grande scalabilità, è stato possibile sviluppare le funzionalità richieste e i plugin specifici per il progetto, in soli due mesi. A distanza di due mesi e mezzo dallo startup del processo digitale, erano già 2.500 le farmacie registrate su tutto il territorio nazionale e su 100 ordini il 70% era già effettuato attraverso l’applicazione SOS Farmaco, che consente anche di verificare lo stato degli ordini e lo storico per le statistiche interne.

Benefici quantificabili

Medifarma ha conseguito un’ottimizzazione sostanziale dei processi, con una riduzione di tempi e costi: ciascun processo è diventato più efficiente fino al 20/30%. Si è anche registrato un abbattimento degli errori rispetto alla gestione manuale: gli errori dovuti principalmente all’interpretazione e alla trascrizione dei fax o delle email dei farmacisti sono stati drasticamente ridotti. Anche per le farmacie, che possono tracciare l’ordine in qualsiasi momento e ottimizzare lo stock, gli errori manuali sono diminuiti. Essendo poi l’interfaccia della soluzione software particolarmente user friendly, perchè concepita sullo stile dei siti di e-commerce a cui gli utenti erano già abituati, le barriere all’uso dell’applicazione da parte degli stessi farmacisti sono state abbattute. Vantaggi tangibili sono stati ottenuti anche dalle case farmaceutiche, che hanno riscontrato un miglioramento delle operations, con migliore efficienza e capacità di controllo e automazione, e, elemento ancora più importante, dai pazienti, che possono avere in tempi più brevi il farmaco di cui necessitano.

Come commentano in Medifarma: “L’agilità e la flessibilità della piattaforma Entando e la presenza di componenti low code pronti all’uso ci ha consentito di immettere per primi sul mercato la prima versione dell’applicazione, con tempi di rilascio molto più rapidi rispetto ad altri strumenti valutati; la scalabilità ci sta invece aiutando nella seconda release, che integra senza frizioni nuove funzionalità e nuovi utenti”.

 

 

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