Conservazione sostitutiva di fatture e documenti: che cosa c’è da sapere?

0

Che cosa significa archiviare digitalmente dei documenti? Quali documenti si possono conservare su supporto informatico? Quando hanno validità legale? Rispondiamo a queste e ad altre frequenti domande sul tema

Sempre più spesso sorge la necessità, per obbligo normativo o semplice comodità, di archiviare dei documenti su supporto digitale. In questi casi si tende a parlare di archiviazione digitale o conservazione sostitutiva. Sovente, però, si usa indifferentemente una definizione o l’atra pensando che i due processi siano equivalenti. In realtà si tratta di due procedure diverse, sia tecnicamente sia, soprattutto, dal punto di vista normativo.

L’archiviazione digitale

L’archiviazione digitale è un processo che permette di catalogare e conservare documenti amministrativi in formato digitale anziché in formato cartaceo. In pratica, consente di conservare una copia di un documento, di scritture contabili, di corrispondenza e qualsiasi dato o atto, sia a fini fiscali sia civili, in un archivio dematerializzato (un computer, un hard disk portatile, un disco di rete e così via). È importante sottolineare che l’archiviazione digitale non determina la validità fiscale del documento archiviato, ma semplicemente gli associa i dati informatici necessari per effettuare le successive ricerche ed estrazioni.

La conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è una procedura regolamentata in modo dettagliato da un quadro normativo completo e definito, che consente di equiparare i documenti cartacei con quelli elettronici, a cui è data piena validità. La normativa di riferimento per quanto riguarda la conservazione digitale del documento elettronico fa capo

– al DPCM 13 gennaio 2004 (che stabilisce regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici)

– al Decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 23 gennaio 2004 (che precisamodalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto).

Un’impresa o un professionista possono decidere di implementare il processo di conservazione sostitutiva in house, ossia istituendo una procedura interna e dotandosi dei dispositivi necessari richiesti dalla legge, o in outsourcing, ossia affidandosi ad Enti Accreditati a svolgere questo tipo di attività.

Quali caratteristiche vanno garantite?

L’Agid (Agenzia per l’Italia digitale) ha definito le caratteristiche che il processo di conservazione dei documenti digitali deve garantire:

  • autenticità e integrità per assicurare che non subiscano alterazioni o modifiche;
  • affidabilità attraverso l’apposizione sul documento della firma digitale da parte del responsabile della conservazione e della marca temporale una volta concluso il processo di conservazione;
  • leggibilità per garantire che il documento possa essere letto in qualsiasi momento;
  • reperibilità ossia la possibilità di poter accedere e ottenere il documento.

Gli strumenti che consentono di produrre e conservare i documenti senza la necessità di stamparli su carta sono:

  • la firma digitale, ossia la tecnologia che garantisce l’identità del soggetto che ha firmato e l’impossibilità di alterare il contenuto del documento dopo la firma;
  • il riferimento temporale, ovvero l’informazione che contiene la data e l’ora e che viene associata al documento informatico per datarlo in modo certo;
  • la marcatura temporale, un servizio offerto da un certificatore accreditato, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi. Il servizio di marcatura temporale può essere utilizzato sia su file non firmati digitalmente, garantendone una collocazione temporale certa e legalmente valida, sia su documenti informatici sui quali è stata apposta la firma digitale. In tal caso la marcatura temporale attesterà il preciso momento in cui il documento è stato creato, trasmesso o archiviato.

Per garantire il rispetto dei requisiti richiesti, i documenti digitali devono essere prodotti in formati specifici. Per testi e documenti sono ammessi i formati: Doc, Pdf, XLS, Html, Pdf/A. Per le immagini Jpeg, Gif; per audio e video Mpg, Mpeg, Avi, Mp3, Wav. A questi si aggiungono i file Zip o Rar, il formato Xml, Office, Open Xml eTxt. Infine, per la posta elettronica, i formati Smtp e Mime.

I documenti idonei alla conservazione digitale

Rientrano tra i documenti idonei alla conservazione digitale: i registri Iva, il registro dei beni ammortizzabili, il libro giornale, il libro degli inventari, le dichiarazioni fiscali modello redditi 730 e 770, i modelli di pagamento F24 e F23, i libri sociali e di bilancio di esercizio, fatture sia verso la Pubblica amministrazione sia verso i privati, ricevute e documenti contabili, documenti di trasporto.

 

 

 

LASCIA UN COMMENTO

Please enter your comment!
Please enter your name here