In cosa consiste l’inventory management e come aiuta a ridurre i costi. La soluzione giusta anche per migliorare l’efficienza operativa, minimizzare l’eccesso di scorte ed evitare di perdere opportunità
La gestione dell’inventario è una grande sfida per qualsiasi farmacia. È un processo complesso, ma importante per garantire la disponibilità ai clienti dei prodotti giusti, al momento giusto e al prezzo giusto.
Quando fa la differenza
L’inventory management in farmacia è un processo critico, che coinvolge la gestione del flusso di prodotti farmaceutici, dalla loro acquisizione fino alla loro vendita. La gestione efficace dell’inventario è essenziale per garantire che i farmaci siano sempre disponibili per i pazienti che ne hanno bisogno, evitando allo stesso tempo gli sprechi a causa di prodotti scaduti. Inoltre, le scorte in eccesso e invendute vincolano denaro che potrebbe essere utilizzato per migliorare i servizi offerti. D’altro canto, non avere gli articoli necessari in magazzino o avere difficoltà a reperirli su ordinazione porta a una cattiva esperienza del cliente.
Anche la proiezione dell’inventario delle scorte deve essere valutata bene. Infatti, una cattiva gestione dell’inventario può anche comportare un eccesso di magazzino e, quindi, la mancata vendita degli articoli prima della data di scadenza. Sebbene la maggior parte dei prodotti farmaceutici abbia una durata di conservazione a medio termine, la sovrabbondanza di scorte può comunque portare a una perdita di valore. Non solo. Un farmacista potrebbe dover affrontare aspetti importanti come la corretta conservazione.
In breve, una gestione efficace dell’inventario è necessaria per vari motivi: migliorare il flusso di cassa, aumentare i margini riducendo gli sprechi e migliorare il servizio offerto.
Prodotti e prezzi accurati
Esistono diversi fattori che influiscono sul processo di gestione dell’inventario e che dovrebbero essere considerati prima di finalizzare un metodo. I fattori vanno dal tipo di prodotto alla dimensione dell’inventario, dalle politiche di restituzione o di sostituzione dei prodotti alla riduzione dell’inventario stesso.
L’inventario della farmacia può es- sere gestito con vari metodi. Con il metodo visivo, per esempio, il farmacista o la persona designata esegue un’indagine, conta le scorte disponibili rispetto all’elenco dei prodotti e alle quantità acquistate. Un nuovo ordine viene emesso quando tali scorte scendono al di sotto del numero desiderato.
Il metodo di gestione periodico, invece, porta i farmacisti a contare lo stock e a confrontarlo con l’elenco dei prodotti e la qualità in periodi di tempo regolari. Quando si presenta la necessità, il farmacista emette un ordine di acquisto.
Tra i metodi più usati, perché tra i più efficienti, troviamo quello della gestione dell’inventario perpetua. A tal fine, viene impiegato un sistema informatico che aiuta a monitorare e registrare la variazione dell’inventario. I dati sono archiviati in un computer, che è collegato ad altri sistemi. Una volta inserito lo stock, qualsiasi ordine pagato che viene elaborato riduce l’importo dall’inventario. Si possono definire alcuni segnali che avvisano quando è necessario un nuovo ordine.
Esiste anche un metodo ibrido, che integra i tre precedenti. Utilizza il conteggio fisico annuale mantenendo un sistema informatizzato. Con questo metodo, un farmacista confronta la quantità di prodotto sugli scaffali con quella del computer. Questo aiuta a correggere le fluttuazioni della domanda e dell’offerta, nonché a verificare i conti dell’inventario.
